E-maily, datová schránka a spis. Třídění a koncepty odpovědí připraví pomocník.
Pomocník roztřídí poštu podle toho, kdo ji má vyřídit, navrhne odpověď, zapíše ji do podacího deníku a ohlídá lhůty. Zprávy v datové schránce dál přijímá pověřená osoba. Spočítejte si, kolik času vám kancelář bere, a ukažte to řediteli.
- Rozhodnutí krajské hygieny → ředitellhůta 15 dní
- E-maily rodičů → třídní učitelé6
- Faktury → hospodářka3
- Koncept odpovědi na pozvánku zřizovatelečeká na vás
Poznáváte svůj týden?
Datová schránka pro všechny úřady
Zřizovatel, MŠMT, ČŠI, kraj, finanční úřad, OSPOD, pojišťovny, hygiena a další.
10+úřadů a institucí píše škole do datové schránky · JU pro MŠMT
Spisová služba na půl úvazku
Podací deník, spis, skartace. Dá se přehlížet, dokud na to někdo nepřijde.
0,5úvazku na spisovou službu (odhad ředitele) · JU pro MŠMT
Jedna neschopenka, tři zprávy
Každá nemoc kolegy znamená zprávy v datové schránce, tisk a předání mzdové účetní.
3zprávy v datové schránce kvůli jedné neschopence · JU pro MŠMT
Co připraví pomocník a co zůstane na vás
- Pošta a datová schránkaŘEDITEL ŠKOLYDnesRuční přeposílání zpráv z datové schránky.S pomocníkemPošta roztříděná podle toho, kdo ji má vyřídit.Zůstává na vásOdeslání a podpis.
- Kalendář povinnostíeŽÁKOVSKÁDnesTermíny v hlavě, v diáři a v e-mailech.S pomocníkemKaždé ráno přehled, co hoří, a připomínky s předstihem.Zůstává na vásKomu úkol dáte a kdy je hotový.
- Porady a radyŘEDITEL ŠKOLYDnesRuční zápis a dohledávání, kdo co slíbil.S pomocníkemZápis a úkoly hned po poradě.Zůstává na vásCo se na poradě rozhodlo.
- PersonalistikaeŽÁKOVSKÁDnesFormuláře a podpisy na papíře.S pomocníkemŽádosti a schvalování v aplikaci.Zůstává na vásPracovněprávní rozhodnutí.
- Podněty a stížnostieŽÁKOVSKÁDnesStížnosti v e-mailech bez přehledu o lhůtách.S pomocníkemKaždý podnět má stav, lhůtu a odpověď.Zůstává na vásVyřízení a odpověď.
- Web a PRABSOLVENTI.czDnesČlánky píše ředitel večer.S pomocníkemKoncept z fotek a poznámek.Zůstává na vásSchválení a zveřejnění.
Kolik hodin týdně vám to bere?
Odhadněte průměrný týden během školního roku. Výsledek se rovnou propíše do podkladu pro ředitele.
Váš odhad · Sekretariát
Měsíc = 4,33 týdne, pracovní den = 8 hodin. Kalkulačka běží ve vašem prohlížeči a nic neodesílá, dokud si nenecháte poslat podklad.
Jedna strana. Rozhodne ředitel.
Vaše hodiny, tři ověřená čísla pro vaši roli se zdrojem a návrh dalšího kroku. Podklad vám pošleme jako PDF na e-mail, podepsaný vaším jménem. Řediteli ho pak přepošlete sami.
Nejdřív v kalkulačce výše odhadněte své hodiny, ať je podklad k něčemu.Nebo nás požádejte, ať se řediteli ozveme
Řediteli nabídneme konzultaci zdarma. Vaše jméno zmíníme, jen když to povolíte.
Proč to má zajímat ředitele
- Kancelář nestojí, když chybítePři dovolené nebo nemoci je pošta roztříděná a lhůty ohlídané. Na malé škole to uleví řediteli, který schránku čte sám.JU pro MŠMT
- Žádná zmeškaná lhůtaKaždá zpráva má odpovědnou osobu a termín.
- Podací deník v pořádkuDeník se vede průběžně, ne až před kontrolou.
Co zůstává na vás
Pomocník do datové schránky sám nevstupuje. Zprávy přijímá pověřená osoba, protože přihlášením se zpráva doručí a začnou běžet lhůty. Odeslání a podpis zůstávají vám a řediteli.
Časté otázky
Nahradí mě AI?
Ne. Vezme vám třídění a opisování. Vztahy s rodiči, úřady a kolegy, úsudek a podpisy zůstávají lidem.
Kdo uvidí poštu ředitele?
Jen ten, komu to škola nastaví. Pomocník pracuje s právy, která mu škola dá, a každý krok se zapisuje do auditu.
Rozhoduje o tom ředitel?
Ano. Vy mu dáte podklad, o spolupráci rozhoduje vedení školy. První konzultace je zdarma.
Ukažte to řediteli ještě tento týden
Podklad máte za dvě minuty. O spolupráci rozhodne vedení školy a první konzultace je zdarma.