Případová studie · modelová škola
Střední škola s 388 žáky: 5 450–6 100 hodin ročně zpátky dětem.
Modelová škola bez skutečného jména, sestavená z dat partnerských škol, studie VŠE 2024 a kalendáře MŠMT „Rok v ředitelně“. Administrativa ředitele a týmu tu stojí 6 700 hodin ročně. Ekosystém ABSOLVENTI.cz z toho převezme 82–92 %.
- 388 žáků (průměr ČR 2025/26)
- 15 tříd
- 45 zaměstnanců
- odborná škola s maturitou
- vlastní jídelna
- praxe ve firmách
- 6 700 hadministrativy ředitele a týmu za školní rok
- 5 450–6 100 hročně převezme ekosystém ABSOLVENTI.cz (82–92 %)
- 3,2–3,6úvazku se ve škole uvolní od papírů
- 25,1–27,9 htýdně získá ředitel pro vedení školy
Kam mizí čas
Deset agend, které berou nejvíc hodin
Ředitel s týmem stráví nad administrativou modelové střední školy přes 6 500 hodin ročně, skoro 4 plné úvazky. Skoro polovina připadá na rozpočet, mzdy, e-maily a poradenství. Na pedagogické vedení zbývá méně času, než by si ředitel přál.
řediteltým: zástupci, ekonomka, mzdová účetní, sekretariát, poradenství, správce
- Rozpočet, účetnictví a finance1 325 h
- Mzdy a personalistika945 h
- E-maily a datová schránka355 h
- Poradenské pracoviště345 h
- Školní jídelna a stravování345 h
- Rozvrh, úvazky a suplování305 h
- Pedagogické vedení a hospitace260 h
- Matrika a školní informační systém225 h
- Řády, směrnice a spisová služba210 h
- Maturity a závěrečné zkoušky205 h
Co převezme ekosystém ABSOLVENTI.cz
Agenda po agendě: co odpadne
Odpovědnost i rozhodnutí zůstávají řediteli. Odpadá opisování, dohledávání a skládání dokumentů.
| Agenda | Ředitel h | Tým h | Převezmeme | Ušetří h/rok | Nástroj | Co odpadne |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Rozpočet, účetnictví a finance | 120 | 1 205 | 80–90 % | 1 060–1 193 | ŘEDITEL ŠKOLY | podklady k rozpočtu a rozpisu NIV, kontrola čerpání, příprava inventarizace |
| Mzdy a personalistika | 90 | 855 | 80–90 % | 756–851 | ŘEDITEL ŠKOLY | smlouvy, dodatky a platové výměry ze vzorů, přehled úvazků, podklady k ISP |
| E-maily a datová schránka | 115 | 240 | 85–95 % | 302–337 | ŘEDITEL ŠKOLY | třídění pošty, návrhy odpovědí, úkoly z datové schránky do kalendáře |
| Poradenské pracoviště | 20 | 325 | 80–90 % | 276–311 | eŽÁKOVSKÁŘEDITEL ŠKOLY | IVP a PLPP ze vzorů, podklady k R 44, záznamy z jednání s rodiči |
| Pedagogické vedení a hospitace | 145 | 115 | 80–90 % | 208–234 | ŘEDITEL ŠKOLYDotazníky.cz | zápisy z hospitací, vývoj učitele v čase, plán DVPP; čas na samotné vedení zůstává |
| Rozvrh, úvazky a suplování | 25 | 280 | 80–90 % | 244–275 | eŽÁKOVSKÁ | denní suplování podle pravidel, změny rozvrhu bez přepisování |
| Řády, směrnice a spisová služba | 130 | 80 | 85–95 % | 179–200 | ŘEDITEL ŠKOLY | aktualizace řádů podle legislativy, evidence a skartace, odpovědi podle zák. 106 |
| Matrika a školní informační systém | 10 | 215 | 85–95 % | 191–214 | eŽÁKOVSKÁJednoID | zápis a změny žáků, uzavření roku, správa účtů |
| Veřejné zakázky | 35 | 165 | 85–95 % | 170–190 | ŘEDITEL ŠKOLY | výzvy a protokoly ze vzorů, hlídání limitů, Registr smluv |
| Správa budovy a investice | 50 | 145 | 80–90 % | 156–176 | ŘEDITEL ŠKOLY | kalendář revizí, evidence závad, podklady pro investice u zřizovatele |
| Maturity a závěrečné zkoušky | 25 | 180 | 80–90 % | 164–185 | eŽÁKOVSKÁ | přihlášky, harmonogram a komise, protokoly |
| Školní jídelna a stravování | 10 | 335 | 80–90 % | 276–311 | eBufet | objednávky, platby strávníků, evidence |
| Granty a projekty | 65 | 90 | 85–95 % | 132–147 | ŘEDITEL ŠKOLY | evidence aktivit, monitorovací a závěrečné zprávy |
| Výkazy pro MŠMT a zřizovatele | 80 | 70 | 90–95 % | 135–143 | eŽÁKOVSKÁŘEDITEL ŠKOLY | výkazy předvyplněné z matriky, tabulky zřizovatele bez přepisu |
| Výjezdy a akce | 10 | 160 | 85–95 % | 145–162 | ABSOLVENTI.czeŽÁKOVSKÁ | přihlášky a souhlasy rodičů online, cestovní příkazy, vyúčtování |
| Spolupráce s firmami a praxe žáků | 20 | 150 | 85–95 % | 145–162 | ABSOLVENTI.cz | databáze firem, smlouvy o praxi ze vzorů, hodnocení praxe online |
| Přijímací řízení | 25 | 125 | 85–95 % | 128–143 | ŘEDITEL ŠKOLYeSpolužáci | kritéria a oznámení ze vzorů, výsledky, podklady k odvolání |
| IT, licence a kybernetická bezpečnost | 10 | 105 | 80–90 % | 92–104 | JednoID | jedno přihlášení, účty se zakládají a ruší samy |
| Web, PR a prezentace školy | 35 | 75 | 85–95 % | 94–105 | ABSOLVENTI.czŘEDITEL ŠKOLY | články a novinky, dny otevřených dveří, propagace na ZŠ |
| ISIC, školní pokladna a platby rodičů | 5 | 85 | 85–95 % | 77–86 | ŘEDITEL ŠKOLY | párování plateb a přehled dlužníků |
| Výroční zprávy | 30 | 45 | 90–95 % | 68–71 | eŽÁKOVSKÁŘEDITEL ŠKOLY | zpráva sestavená z matriky a podkladů týmu podle osnovy zřizovatele |
| Zřizovatel a jeho požadavky | 35 | 35 | 90–95 % | 63–67 | ŘEDITEL ŠKOLY | ad hoc tabulky vyplněné z dat školy |
| Doplňková činnost a pronájmy | 10 | 65 | 85–95 % | 64–71 | ŘEDITEL ŠKOLY | smlouvy o pronájmu ze vzorů, fakturace |
| Nástup nových žáků | 5 | 60 | 90–95 % | 59–62 | eSpolužáciJednoID | dokumenty a souhlasy online, účty a čipy bez ruční práce |
| Přístupy, bezpečnost a kamery | 10 | 60 | 85–95 % | 60–67 | JednoID | přístupy podle tříd a rozvrhu, ne žák po žákovi |
| BOZP a PO | 10 | 60 | 85–95 % | 60–67 | ŘEDITEL ŠKOLY | evidence školení a úrazů, připomínky termínů |
| Školská rada a školní parlament | 20 | 30 | 85–95 % | 43–48 | Dotazníky.czŘEDITEL ŠKOLY | volby a ankety online, zápisy ze zasedání |
| Inspekce ČŠI | 20 | 15 | 85–95 % | 30–33 | HodnoceníŠKOLY.czDotazníky.cz | vlastní hodnocení a podklady průběžně, ne na poslední chvíli |
| Dary, sponzoring a fundraising | 10 | 25 | 85–95 % | 30–33 | ABSOLVENTI.cz | absolventi a firmy jako dárci, darovací smlouvy ze vzorů |
| Energetika | 5 | 25 | 85–95 % | 26–29 | ŘEDITEL ŠKOLY | přehled spotřeby a smluv |
| Stížnosti, whistleblowing, žádosti o informace | 15 | 10 | 85–95 % | 21–24 | ŘEDITEL ŠKOLY | lhůty, návrhy odpovědí, výroční zpráva o poskytování informací |
| Spolek rodičů a stipendia | 5 | 20 | 85–95 % | 21–24 | ŘEDITEL ŠKOLY | přehled příspěvků, výplata stipendií |
| Celkem | 1 200 | 5 450 | 82–92 % | 5 450–6 100 | z toho převezmeme 3,2–3,6 úvazku | |
Co z toho mají děti
Méně papírů, víc času pro naše děti.
- 25,1–27,9 htýdně pro řediteleMůže je strávit ve třídách, na hospitacích a v rozhovorech s učiteli, žáky a rodiči.
- 3,2–3,6úvazku bez papírůZástupci, poradenské pracoviště i sekretariát mají víc času na lidi.
- 71–79 htýdně přímé práce s dětmiTolik by to dalo v přepočtu na učitele: doučování, kroužky, konzultace, kariérové poradenství.
Jak jsme počítali
Modelový odhad, ne měření
Odhad zpřesňujeme z odpovědí ředitelů v kalkulačce. Výsledky měřeného pilotu doplníme.
- Modelová střední škola: 388 žáků (průměr ČR 2025/26), 15 tříd, 45 zaměstnanců, odborná škola s maturitou, vlastní jídelna, praxe ve firmách.
- Hodiny jsou administrativní práce ředitele a týmu za školní rok, bez samotné výuky, fyzické údržby a administrativy učitelů. Tu najdete na stránce Pro tým školy.
- Zdroje: studie VŠE 2024 (1 833 ředitelů, 30,1 h týdně na nepedagogické agendy), kalendář MŠMT „Rok v ředitelně“, dokumenty 20 partnerských škol ABSOLVENTI.cz, rozhovory s řediteli.
- Podíl, který převezme ekosystém, je odhad pro školu, která používá celý ekosystém.
- Přepočet: 1 úvazek = 1 700 h ročně, školní rok = 40 týdnů, přímá práce učitele = 22 h týdně.
Jak je to u vás?
Kalkulačka zabere pár minut. Výsledek je podklad pro bezplatnou konzultaci.
Případová studie: malotřídní škola →