Článek ze serveru Ředitel školy.cz (www.reditelskoly.cz)


Všechna práva vyhrazena (c) 2003-2017 Ředitel školy.cz, s.r.o.
Upozornění: Doslovné ani částečně přebírání tohoto materiálu není povoleno bez předchozího písemného svolení spol. Ředitel školy.cz, s.r.o.
Tato vytištěná stránka není dokladem shody vytištěného textu se skutečným článkem a jako taková nemůže ani být použita.


Není schránka jako schránka, tahle je datová!

Autor: Bohumil Barda
Datum vydání: 23.10.2009
URL: http://www.reditelskoly.cz/show.asp?id=810

30. 10. končí přechodné období, po které bylo možné se s datovými schránkami seznámit. 1. 11. se tedy rozjedou datové schránky naplno. Jste na tuto skutečnost připraveni? A pokud ano, jste si jisti, že dobře a efektivně? Následující článek z pera ředitele společnosti, která se touto problematikou zabývá, Vám v lecčem napoví.

1. července, tedy v době prázdnin, byl spuštěn projekt datových schránek, jež upravuje zákon č. 300/2008 Sb. Většinu ředitelů tedy obálka s přihlašovacími údaji, resp. výzva k jejímu převzetí na poště, čekala v hromadě pošty, kterou měli na stole po návratu z dovolené, navíc v době, kdy bylo třeba řešit akutnější problémy související se začátkem školního roku. Čas k vyzvednutí na poště byl dlouhý, termín k povinné aktivaci byl daleko a známe to, co člověk neudělá hned, … To dokumentovala i anketa na tomto portálu s otázkou „Používáte datovou schránku?“, ve které se 67% respondentů vyjádřilo „Ne, zatím to neřešíme“. Nyní je však termín už za dveřmi a tak si shrňme základní údaje.

Datová schránka je pro právnické osoby povinná
Těm, kteří jsou zapsáni v obchodním rejstříku (OR), byla schránka zdarma zřízena Ministerstvem vnitra (MV) a přístupové údaje k ní už jistě ředitelé dávno mají. (MV přiznává, že některé evidence nebyly zcela přesné a kompletní a je tudíž v malé míře možné, že údaje doručeny nebyly.) Ostatní o ni žádají a bude jim zřízena zdarma do tří dnů.
O zřízení se žádá MV a žádost musí obsahovat ověřený podpis oprávněné osoby, která se musí prokázat patřičnými dokumenty. Datová schránka pak bude aktivována 1. přihlášením, nejpozději však 15 dnů po doručení přihlašovacích údajů.

Je dobré vědět, že:
- Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Tento dokument má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.
- Nepřihlásí-li se do datové schránky osoba podle předchozího odstavce ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty (tzv. doručení fikcí dle zákona 300/2008); to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení (například §64 odst. 4 trestního řádu).
- Úkon učiněný osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více těchto osob.

Je tedy zřejmé, že sledovat datovou schránku je nutné, ale:

Jak se dozvím, že mám ve schránce zprávu?
Záleží na tom, jak máte datovou schránku nastavenu. Standardně nijak! Pokud tedy nechcete kontrolovat schránku každý týden, je vhodné si ve schránce nastavit posílání upozornění.
Jednou z možností je nechat si poslat upozornění na Váš e-mail. Ovšem toto nastavení nemusí být na 100% spolehlivé, neboť u e-mailu není zaručeno jeho doručení, např. z důvodu, že bude vyhodnocen jako SPAM a poštovní server, či klient ho automaticky zahodí, či z jiných technických důvodů nebude doručen. Samotnou zprávu si pak musíte stejně vyzvednout v datové schránce přes webové rozhraní, z bezpečnostních důvodů ji totiž systém na Váš e-mail neodešle.
Za poplatek lze nastavit zasílání upozornění na novou zprávu i na mobilní telefon.
Existují však i produkty třetích stran, které Vám zprávy z datové schránky stáhnou do Vašeho počítače. Můžete ji mít díky doplňku poštovního klienta MS Outlook 2007 přímo ve své el. poště.
Další možností je doplněk kancelářského balíku Office 2007, který je určen především organizacím z oblasti veřejné správy a školství, jež hledají jednoduché řešení na evidenci dokumentů s vazbou na informační systém datových schránek. Doplněk pokrývá povinnosti uložené subjektům, které nejsou tzv. určenými původci podle zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Typickým uživatelem tedy mohou být obce bez stavebního úřadu a matriky, ale také mateřské školy či školní jídelny. Školy se mohou prostřednictvím tohoto doplňku seznámit i se základními principy spisové služby a během přechodného období, které jim zákon č. 499/2004 Sb. poskytuje, se připravit na vedení kompletní elektronické spisové služby dle zákona.
Existují i další produkty, ale tyto dva mají jednu velkou výhodu – jsou zdarma. Jaký systém je nejvhodnější právě pro Vás, je vhodné probrat lidmi, kteří se touto problematikou zabývají.

Budou se zprávy v datové schránce archivovat?
Zpráva, která bude přečtená (ať už přihlášením, nebo fikcí), bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní od přečtení. Po této lhůtě bude příloha datové zprávy vymazána a v datové schránce zůstane pouze obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Znamená to mimo jiné, že příjemce si musí tyto zprávy sám archivovat. To je možné buď na vlastním počítači například prostřednictvím výše uvedených aplikací, nebo prostřednictvím archivačních služby, kterou nabízí za poplatek Česká pošta.

Komu mohu psát a kolik to stojí?
 Zaslání i příjem nestojí nic. Poslat datovou zprávu můžete všem orgánům veřejné moci (OVM). Zatímco vy si můžete vybrat, zda pošlete na úřad doporučený dopis či datovou zprávu, státní úředníci tuto volbu nemají a pokud to povaha dokumentu umožňuje, musí ji OVM každému, kdo má zřízenu datovou schránku poslat elektronicky do ní.
 Zasílání zpráv mezi jednotlivými subjekty mimo okruh OVM zatím není možné, ale do budoucna se nevylučuje.

Co mě čeká?
K přihlášení do datové schránky lze využít dva nejvíce rozšířené internetové prohlížeče. Při první návštěvě musíte přijmout certifikát provozovatele – České pošty. Dále je třeba nainstalovat do vašeho prohlížeče 602 XML Filler Plugi pro práci se zabezpečenými XML formuláři.
Při prvním přihlášení a poté každých 90 dnů, je třeba změnit si heslo dle zadaných pravidel. Zvolte takové, aby bylo dostatečně bezpečné a byli jste schopni si ho zapamatovat. Pokud heslo nezměníte a použijete staré ještě 5x, přístupové údaje se zablokují a je nutné požádat o vystavení nových na pracovišti CzechPOINT.

Pro vyšší zabezpečení schránky lze využít přihlašování pomocí certifikátu. Jeho zřízení stojí cca 200,- Kč a doporučuji ho konzultovat s odborníkem, neboť se jedná o složitější problematiku překračující rámec znalostí běžného uživatele.
Oprávněná osoba (ve škole nejčastěji ředitel) může v datové schránce pověřit jinou osobu správou datové schránky (např. sekretářku), která na základě požadavku provedeném v datové schránce obdrží své přihlašovací údaje.

Kdo mi s tím vším pomůže?
Chcete-li pomoci s datovými schránkami, kontaktujte nás na e-mail servis@barda.cz nebo na tel. 241 495 088. Naši technici Vám během cca 1 hodiny zajistí úvod do problematiky, pomoc s nastavením schránky a krátké zaškolení, jak ji správně a efektivně využívat. Podle Vaší volby Vám pak mohou nainstalovat i zmiňovaný SW.
To vše může proběhnout při osobní návštěvě, nebo přes tzv. vzdálenou správu, kdy s Vámi bude hovořit náš technik po telefonu a zároveň Vám přes internet na Vašem PC vše nastaví a předvede (více o vzdálené správě na www.barda.cz/vzdalenasprava.php). Touto formou ušetříte nejen náklady na cestu technika k Vám, ale získáte jistě i příznivější termín tohoto zásahu. Rezervujte si technika včas, termín automatické aktivace datových schránek 1. 11. 2009 je za dveřmi!

Bc. Bohumil Barda,
ředitel společnosti Barda SW, HW s.r.o. www.barda.cz


Vytisknuto dne 23.11.2017 ze serveru
Ředitel školy.cz (www.reditelskoly.cz)
Konec článku